Le transfert des connaissances : urgent !

La plupart des organisations devront affronter une grave pénurie de main-d’œuvre dans un avenir très rapproché. En parler est devenu presque banal, mais agir est encore peu commun… Les départs massifs à la retraite posent à cet égard un défi majeur aux entreprises qui devront faire face à la menace d’une perte d’expertise et de mémoire organisationnelle importante. Dans ce contexte, le transfert des connaissances (transmission des savoirs, des façons de travailler), en vue de maintenir la continuité des services et de la production, devient une priorité. Il faudra le réaliser en planifiant sérieusement la relève. Et ce ne sera sûrement pas chose facile !

Comment relever ce défi ? Au delà de la simple recherche de candidats de l’extérieur, il faudra penser à des stratégies pour préparer la relève, en interne, et pour éviter une énorme perte de connaissances. Il est crucial de prévoir des mécanismes de maintien et d’accroissement du niveau de compétence tout autant que d’intégration des nouveaux employés.

Évaluez vos besoins Inutile sans doute de vous le rappeler... Le transfert des connaissances ne va pas sans une solide planification des ressources humaines. Il est essentiel de cerner d’abord les besoins à long terme de votre organisation, de façon à recruter, en interne ou à l’extérieur, les ressources qui vont permettre à l’entreprise de maintenir sa compétitivité et sa productivité.

Dans ce but, vous pouvez dresser un inventaire des ressources en capital intellectuel (savoir-faire technologique, originalité des processus opérationnels) et des compétences nécessaires à la réalisation des objectifs de l’organisation. Ce répertoire ne contiendra pas seulement les compétences techniques, mais aussi d’autres aptitudes essentielles, comme le jugement ou la compréhension contextuelle. N’oubliez pas non plus de tenir compte de l’évolution des technologies, qui requiert le recrutement de personnes aux idées et pratiques innovatrices.

Profitez-en pour faire un recensement des compétences déjà en place. Identifiez les problèmes présents dans les équipes ainsi que les avantages existants, telles les compétences pointues de certaines personnes et qu’il faudra absolument remplacer. À ce propos, il est crucial d’établir s’il y a dans l’organisation des employés aptes à occuper des postes de direction, ce qui vous permettra de définir un bassin d’employés talentueux sans nécessairement désigner un successeur à un poste en particulier.

Prévoyez aussi un outil permettant à l’employé de faire un bilan de ses compétences et faites en sorte qu’il puisse discuter de son plan de carrière avec son supérieur.

Cette première étape, sans doute la plus importante, vous permettra d’avoir une vision d’ensemble des savoirs essentiels et des renouvellements à venir dans votre entreprise.

Il serait utile aussi de déterminer les vulnérabilités présentes dans l’entreprise (le nombre de personnes susceptibles de prendre leur retraite à court terme ou l’âge moyen de la retraite par exemple) qui risquent d’entraver un transfert réussi des connaissances à la prochaine génération d’employés et de créer des lacunes sur le plan du savoir. Alors seulement, vous pourrez établir des mécanismes de transfert qui tiendront compte des points vulnérables.

Mécanismes de transmission des connaissances Les approches ne manquent pas pour maintenir le savoir-faire dans une organisation… Cela va du simple partage d’information entre collègues au mentorat, en passant par toute une gamme de pratiques plus ou moins novatrices, tels le coaching, l’apprentissage en ligne, les groupes de discussion, le réseautage ou le recours à des ressources externes.

La production d’une documentation écrite sur les pratiques et sur les savoirs est aussi un moyen de conserver les connaissances et de les transmettre plus aisément. Pour ce faire, vous vous tournerez vers vos employés expérimentés : ils constituent votre ressource indispensable sur ce plan.

Ayez recours aussi aux personnes qui approchent de la retraite. Souvent, elles se sentent poussées vers la porte, ce qui entraîne de la démotivation. Vous pouvez aussi réengager un retraité qui s’est déjà montré intéressé à partager ses connaissances, pour une période déterminée ou pour un emploi à temps partiel, en vue de former la relève dans son domaine. Vous pouvez également prévoir donner une formation aux mentors et aux coachs ou faire participer le futur retraité au choix de son successeur.

Pour dénicher ces experts, déterminez qui possède les compétences uniques, qui on consulte en cas d’urgence. C’est un moyen infaillible…

Auteur : Florent Francoeur, CRHA, est président-directeur général de l’Ordre des CRHA et CRIA du Québec